Contoh soal kearsipan kelas 11 semester 2 ukk

Menguasai Arsip: Contoh Soal UKK Kelas 11

Ujian Kompetensi Kejuruan (UKK) bagi siswa kelas 11 program keahlian administrasi perkantoran, khususnya yang berfokus pada mata pelajaran Kearsipan, merupakan momen penting untuk mengukur sejauh mana pemahaman dan keterampilan yang telah diperoleh selama semester 2. UKK Kearsipan dirancang untuk menguji kemampuan siswa dalam mengelola, menyimpan, dan memelihara dokumen secara efisien dan efektif. Artikel ini akan membahas secara mendalam contoh-contoh soal yang sering muncul dalam UKK Kearsipan kelas 11 semester 2, beserta penjelasannya, untuk membantu siswa mempersiapkan diri dengan optimal.

Pentingnya Kearsipan dalam Dunia Kerja

Sebelum kita masuk ke contoh soal, penting untuk memahami mengapa kearsipan menjadi mata pelajaran krusial. Dalam dunia kerja modern, informasi adalah aset berharga. Dokumen, baik fisik maupun digital, menjadi sumber informasi utama bagi operasional sebuah organisasi. Pengelolaan arsip yang baik memastikan bahwa informasi penting mudah diakses, aman, dan terorganisir. Ini tidak hanya efisiensi operasional, tetapi juga kepatuhan terhadap regulasi dan menjaga reputasi perusahaan. Siswa yang menguasai kearsipan memiliki keunggulan kompetitif dalam mencari pekerjaan di berbagai sektor.

Struktur UKK Kearsipan

Umumnya, UKK Kearsipan terdiri dari dua bagian utama: teori dan praktik. Bagian teori menguji pemahaman konseptual siswa mengenai prinsip-prinsip kearsipan, klasifikasi dokumen, sistem pengarsipan, dan peraturan terkait. Bagian praktik bertujuan untuk mengukur kemampuan siswa dalam menerapkan teori tersebut dalam situasi kerja nyata, seperti membuat kartu indeks, mengklasifikasikan dokumen, menyimpan arsip, dan memproses surat masuk/keluar.

Contoh Soal Teori dan Penjelasannya

Berikut adalah beberapa contoh soal teori yang sering diujikan dalam UKK Kearsipan kelas 11 semester 2, beserta penjelasannya:

1. Soal: Jelaskan perbedaan antara arsip aktif dan arsip inaktif, serta sebutkan kriteria yang digunakan untuk membedakannya!

   Penjelasan: Soal ini menguji pemahaman siswa tentang siklus hidup arsip.

   • Arsip Aktif: Adalah arsip yang masih sering dipergunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari suatu organisasi. Arsip ini biasanya disimpan di lokasi yang mudah dijangkau. Contohnya adalah surat-surat masuk dan keluar yang baru saja diterima atau dikirim, laporan bulanan yang masih relevan untuk analisis, atau dokumen proyek yang sedang berjalan.
   • Arsip Inaktif: Adalah arsip yang sudah jarang dipergunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari, namun masih memiliki nilai guna jangka panjang (misalnya nilai hukum, sejarah, atau informasi penting lainnya). Arsip ini biasanya disimpan di tempat yang lebih terpusat atau gudang arsip. Contohnya adalah laporan tahunan dari beberapa tahun lalu, dokumen kontrak yang sudah berakhir masa berlakunya, atau dokumen kepegawaian karyawan yang sudah pensiun.

   Kriteria Pembeda:

   • Frekuensi Penggunaan: Ini adalah kriteria utama. Arsip aktif digunakan sering, arsip inaktif jarang.
   • Nilai Guna: Arsip aktif memiliki nilai guna primer (operasional). Arsip inaktif memiliki nilai guna sekunder (hukum, sejarah, referensi).
   • Lokasi Penyimpanan: Arsip aktif biasanya disimpan di ruang kerja atau unit pengolah, sedangkan arsip inaktif disimpan di pusat arsip atau gudang arsip.
   • Jangka Waktu Retensi: Meskipun tidak selalu eksplisit, arsip aktif cenderung memiliki jangka waktu retensi yang lebih pendek dalam ketersediaan langsung, sementara arsip inaktif memiliki jangka waktu retensi yang lebih panjang.

2. Soal: Sebutkan dan jelaskan tiga sistem pengarsipan yang umum digunakan dalam sebuah kantor!

   Penjelasan: Soal ini menguji pengetahuan siswa tentang berbagai metode pengaturan dokumen.

   • Sistem Alfabetis (Alphabetical System): Pengarsipan dokumen berdasarkan urutan abjad nama orang, nama perusahaan, atau nama subjek. Cocok untuk dokumen yang sering diakses berdasarkan nama. Contohnya adalah pengarsipan surat-surat langganan berdasarkan nama toko, atau pengarsipan data pelanggan berdasarkan nama pelanggan.
   • Sistem Numerik (Numerical System): Pengarsipan dokumen berdasarkan urutan nomor. Setiap dokumen diberi nomor urut atau nomor kode tertentu. Sistem ini biasanya memerlukan indeks atau daftar untuk mengetahui isi dari nomor tersebut. Cocok untuk menjaga kerahasiaan dan memudahkan pelacakan. Contohnya adalah pengarsipan nomor polis asuransi, nomor faktur, atau nomor pegawai.
   • Sistem Geografis (Geographical System): Pengarsipan dokumen berdasarkan wilayah atau lokasi geografis. Cocok untuk organisasi yang memiliki banyak cabang atau berurusan dengan klien dari berbagai daerah. Dokumen dikelompokkan berdasarkan nama kota, provinsi, atau negara. Contohnya adalah pengarsipan surat-surat penjualan berdasarkan wilayah pemasaran, atau pengarsipan data cabang perusahaan berdasarkan lokasi geografis.
   • (Tambahan, jika relevan): Sistem Subjek (Subject System) – pengarsipan berdasarkan topik atau pokok masalah. Cocok untuk arsip yang akan digunakan untuk penelitian atau referensi.

3. Soal: Apa yang dimaksud dengan "retensi arsip" dan mengapa penting untuk menetapkan jadwal retensi arsip?

   Penjelasan: Soal ini menguji pemahaman siswa tentang pengelolaan arsip berdasarkan nilai gunanya dalam jangka waktu tertentu.

   • Retensi Arsip: Adalah jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai guna yang dimilikinya. Arsip disimpan selama masih memiliki nilai guna, baik nilai guna primer (operasional) maupun nilai guna sekunder (hukum, sejarah, referensi). Setelah jangka waktu retensi berakhir, arsip dapat dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan nasional.
   • Pentingnya Jadwal Retensi Arsip (JRA):
     • Efisiensi Ruang Penyimpanan: Menghindari penumpukan arsip yang tidak perlu, sehingga menghemat ruang penyimpanan.
     • Efisiensi Waktu Pencarian: Memastikan arsip yang sering digunakan mudah diakses dan arsip yang tidak lagi relevan tidak mengganggu proses pencarian.
     • Penghematan Biaya: Mengurangi biaya yang terkait dengan penyimpanan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna (misalnya biaya sewa gudang, biaya pemeliharaan).
     • Kepatuhan Hukum: Memastikan organisasi mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku terkait penyimpanan dan pemusnahan arsip.
     • Penilaian Nilai Guna: Membantu dalam proses penilaian arsip untuk menentukan mana yang harus dipertahankan, mana yang bisa dimusnahkan, dan mana yang harus diserahkan ke arsip nasional.

4. Soal: Jelaskan langkah-langkah dalam proses penyusutan arsip!

   Penjelasan: Soal ini menguji pemahaman siswa tentang bagaimana mengurangi jumlah arsip yang disimpan agar lebih efisien.

   • Penyusutan Arsip: Adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan atau memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.
   • Langkah-langkah Penyusutan Arsip:
     1. Penilaian Arsip: Menilai arsip berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA) untuk menentukan arsip mana yang sudah habis masa retensinya.
     2. Identifikasi Arsip yang Akan Disusutkan: Mengidentifikasi arsip yang telah dinilai dan memenuhi kriteria untuk disusutkan (dimusnahkan atau dipindahkan).
     3. Pembuatan Berita Acara Pemusnahan/Penyusutan: Membuat dokumen resmi yang mencatat arsip mana saja yang akan dimusnahkan atau dipindahkan, beserta alasannya.
     4. Persetujuan Pemusnahan/Penyusutan: Mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang (misalnya kepala unit kerja, pejabat kearsipan, atau pejabat yang ditunjuk) terhadap usulan pemusnahan/penyusutan.
     5. Pelaksanaan Pemusnahan/Pemindahan: Melaksanakan pemusnahan arsip secara fisik (misalnya dicacah, dibakar) atau memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan atau gudang arsip.
     6. Pelaporan Hasil Pemusnahan/Penyusutan: Membuat laporan hasil pelaksanaan pemusnahan/penyusutan kepada pihak terkait.

Contoh Soal Praktik dan Penjelasannya

Bagian praktik UKK Kearsipan biasanya melibatkan simulasi tugas-tugas kearsipan sehari-hari. Berikut adalah beberapa contoh skenario dan tugas praktik:

1. Skenario: Anda bekerja sebagai staf administrasi di PT. Maju Bersama. Anda menerima beberapa surat masuk dan surat keluar untuk diarsipkan.

   Tugas Praktik:

   • Mengolah Surat Masuk:
     • Menerima surat masuk yang belum terdaftar.
     • Mencatat surat masuk ke dalam buku agenda surat masuk atau sistem digital (jika menggunakan).
     • Membuat kartu indeks untuk setiap surat masuk.
     • Menentukan klasifikasi arsip sesuai dengan sistem yang berlaku (misalnya sistem subjek atau sistem alfabetis).
     • Menyimpan surat masuk tersebut ke dalam map arsip yang sesuai.
   • Mengolah Surat Keluar:
     • Menerima surat keluar yang sudah siap diarsipkan.
     • Mencatat surat keluar ke dalam buku agenda surat keluar atau sistem digital.
     • Membuat kartu indeks untuk setiap surat keluar.
     • Menyimpan surat keluar tersebut ke dalam map arsip yang sesuai.

   Penjelasan:

   • Buku Agenda/Sistem Digital: Siswa harus mampu mengisi kolom-kolom yang ada dengan benar, seperti nomor urut, tanggal surat, nomor surat, pengirim/tujuan, perihal, dan kode arsip.
   • Kartu Indeks: Kartu indeks berfungsi sebagai alat bantu pencarian. Siswa harus mampu mengisi data yang relevan seperti kode arsip, nomor surat, tanggal, perihal, dan lokasi penyimpanan.
   • Klasifikasi Arsip: Siswa perlu memahami sistem klasifikasi yang digunakan (misalnya sistem Dewey Decimal Classification, sistem subjek, atau sistem kode lainnya) dan menerapkannya dengan tepat pada setiap surat.
   • Penyimpanan Arsip: Menempatkan surat ke dalam map yang benar, sesuai dengan klasifikasi dan urutan yang telah ditentukan. Penggunaan label yang jelas pada map arsip juga penting.

2. Skenario: Anda ditugaskan untuk mengklasifikasikan dan menyimpan beberapa dokumen berdasarkan sistem pengarsipan alfabetis. Anda memiliki beberapa dokumen seperti:

   • Surat dari PT. ABC
   • Memo internal dari Departemen Pemasaran
   • Faktur dari Toko Budi
   • Surat Perjanjian dengan CV. Cemerlang
   • Laporan Kinerja dari Supervisor Andi

   Tugas Praktik:

   • Menentukan subjek utama atau nama pengirim/penerima untuk setiap dokumen.
   • Menentukan kode klasifikasi berdasarkan sistem alfabetis (misalnya, untuk PT. ABC, kodenya adalah "ABC"; untuk Toko Budi, kodenya adalah "Budi"; untuk CV. Cemerlang, kodenya adalah "Cemerlang"; untuk Departemen Pemasaran, kodenya adalah "Pemasaran"; untuk Supervisor Andi, kodenya adalah "Andi").
   • Menyusun dokumen-dokumen tersebut secara alfabetis dalam sebuah map arsip.
   • Membuat label map arsip yang jelas.

   Penjelasan:

   • Penentuan Subjek/Nama: Siswa harus cermat dalam mengidentifikasi nama yang menjadi acuan pengarsipan (nama perusahaan, nama orang, atau nama departemen).
   • Pembuatan Kode: Memahami bahwa dalam sistem alfabetis, kode dibuat berdasarkan abjad dari nama tersebut.
   • Penyusunan Alfabetis: Mengurutkan dokumen dari A hingga Z berdasarkan nama yang telah ditentukan.
   • Label Map Arsip: Menuliskan nama klasifikasi utama (misalnya "Perusahaan", "Karyawan", "Departemen") dan rentang arsip yang ada di dalamnya.

3. Skenario: Anda menemukan beberapa arsip yang sudah lama dan jarang digunakan di unit kerja Anda. Anda perlu melakukan pemilahan dan menyusun daftar arsip yang akan dipindahkan ke gudang arsip (arsip inaktif).

   Tugas Praktik:

   • Mengidentifikasi arsip-arsip yang dianggap inaktif berdasarkan kriteria frekuensi penggunaan dan jadwal retensi arsip (jika diberikan).
   • Membuat daftar arsip yang akan dipindahkan, mencantumkan informasi seperti kode arsip, judul arsip, jumlah, dan tahun arsip.
   • Membuat formulir "Berita Acara Pemindahan Arsip" yang akan diserahkan kepada petugas gudang arsip.

   Penjelasan:

   • Identifikasi Arsip Inaktif: Membutuhkan pemahaman tentang nilai guna arsip dan bagaimana frekuensi penggunaan menurun seiring waktu.
   • Pembuatan Daftar Arsip: Melatih ketelitian dalam mendokumentasikan informasi penting dari arsip yang akan dipindahkan.
   • Berita Acara Pemindahan: Memahami format dan isi dari dokumen resmi yang digunakan untuk serah terima arsip.

Tips Menghadapi UKK Kearsipan

1. Pahami Konsep Dasar: Kuasai definisi, prinsip, dan siklus hidup arsip.
2. Latihan Sistem Pengarsipan: Latih diri Anda dengan berbagai sistem pengarsipan (alfabetis, numerik, geografis, subjek) melalui latihan soal.
3. Simulasi Praktik: Lakukan simulasi pengelolaan surat masuk/keluar, pembuatan kartu indeks, dan pengarsipan dokumen secara rutin.
4. Pahami Jadwal Retensi Arsip: Ketahui pentingnya JRA dan bagaimana cara menggunakannya.
5. Perhatikan Detail: Dalam praktik, ketelitian dalam pengisian formulir, penulisan label, dan pengurutan dokumen sangat penting.
6. Manfaatkan Sumber Belajar: Gunakan buku teks, catatan guru, dan sumber belajar online untuk memperdalam pemahaman.

Dengan persiapan yang matang dan pemahaman yang mendalam terhadap contoh-contoh soal di atas, siswa kelas 11 program keahlian administrasi perkantoran dapat menghadapi UKK Kearsipan dengan percaya diri dan meraih hasil yang memuaskan. Keterampilan kearsipan yang baik adalah bekal berharga untuk karir masa depan.