Mari kita bahas contoh soal kearsipan kelas 11 semester 2. Artikel ini akan disusun secara terstruktur untuk memudahkan pemahaman.

Pendahuluan

Di era digital ini, pengelolaan arsip yang efisien menjadi kunci utama dalam menjaga kelancaran operasional sebuah organisasi. Kearsipan bukan hanya sekadar menumpuk dokumen, melainkan sebuah sistem terintegrasi yang melibatkan penciptaan, penerimaan, pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip. Memahami prinsip-prinsip kearsipan dan mampu menerapkannya dalam praktik adalah kompetensi penting bagi siswa kelas 11 yang mempersiapkan diri untuk dunia kerja atau melanjutkan pendidikan.

Artikel ini akan menyajikan serangkaian contoh soal kearsipan untuk kelas 11 semester 2, beserta penjelasannya. Soal-soal ini dirancang untuk mencakup berbagai aspek penting dalam kearsipan, mulai dari konsep dasar hingga praktik yang lebih spesifik, yang relevan dengan materi yang umumnya diajarkan pada semester kedua. Pembahasan akan dilakukan dengan detail untuk memastikan setiap konsep dapat dipahami dengan baik.

Outline Artikel:

1. Pendahuluan
   • Pentingnya Kearsipan
   • Tujuan Artikel
2. Konsep Dasar Kearsipan
   • Definisi Arsip dan Kearsipan
   • Tujuan dan Fungsi Kearsipan
   • Jenis-jenis Arsip (Berdasarkan Isi, Sifat, Fungsi, Jangka Waktu Penyimpanan)
3. Sistem Klasifikasi Arsip
   • Pengertian Klasifikasi Arsip
   • Metode Klasifikasi (Subjek, Alfabetis, Numerik, Geografis, Kronologis)
   • Pentingnya Sistem Klasifikasi yang Tepat
4. Pengelolaan Arsip Dinamis
   • Penerimaan Arsip
   • Pengolahan Arsip (Klasifikasi, Penilaian, Pengolahan Teknis)
   • Penyimpanan Arsip (Sistem Penyimpanan, Perlengkapan Kearsipan)
   • Penggunaan Arsip
5. Pengelolaan Arsip Statis
   • Jadwal Retensi Arsip (JRA)
   • Pemindahan Arsip
   • Pemusnahan Arsip
   • Pendataan Arsip Statis
6. Contoh Soal Kearsipan Kelas 11 Semester 2
   • Soal Pilihan Ganda
   • Soal Uraian Singkat
   • Soal Studi Kasus
7. Pembahasan dan Penjelasan Soal
   • Penjelasan Jawaban Soal Pilihan Ganda
   • Penjelasan Jawaban Soal Uraian Singkat
   • Analisis Jawaban Soal Studi Kasus
8. Kesimpulan
   • Rangkuman Materi Penting
   • Pesan untuk Siswa

>

Konsep Dasar Kearsipan

Sebelum masuk ke contoh soal, mari kita segarkan kembali pemahaman kita tentang konsep-konsep dasar kearsipan.

• Definisi Arsip dan Kearsipan:

  • Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk apa pun, baik yang terekam dalam kertas, pita komputer, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar, maupun sejenisnya, yang dapat diidentifikasi dan digunakan sebagai bukti.
  • Kearsipan adalah proses dan kegiatan pengelolaan arsip yang meliputi penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, penyimpanan, pemeliharaan, serta penggunaan dan pengamanan arsip.

• Tujuan dan Fungsi Kearsipan:

  • Tujuan: Memastikan ketersediaan informasi yang akurat dan andal, mendukung pengambilan keputusan, mencegah kehilangan informasi, dan memenuhi kewajiban hukum.
  • Fungsi:
    • Fungsi Administratif: Mendukung kelancaran tugas-tugas operasional organisasi.
    • Fungsi Hukum: Sebagai bukti sah dalam penyelesaian sengketa atau urusan hukum.
    • Fungsi Historis: Sebagai sumber informasi sejarah perkembangan organisasi atau suatu peristiwa.
    • Fungsi Riset/Ilmiah: Sebagai sumber data untuk penelitian.

• Jenis-jenis Arsip:

  • Berdasarkan Isi: Arsip rutin, arsip vital, arsip permanen.
  • Berdasarkan Sifat: Arsip dinamis (masih aktif digunakan) dan arsip statis (sudah tidak aktif digunakan namun perlu disimpan).
  • Berdasarkan Fungsi: Arsip primer (arsip inti kegiatan organisasi) dan arsip sekunder (arsip pendukung).
  • Berdasarkan Jangka Waktu Penyimpanan: Arsip temporer (disimpan sementara) dan arsip permanen (disimpan selamanya).

>

Sistem Klasifikasi Arsip

Klasifikasi arsip adalah proses pengelompokan arsip berdasarkan kesamaan ciri atau karakteristik tertentu. Sistem klasifikasi yang baik akan memudahkan penemuan kembali arsip dan meningkatkan efisiensi pengelolaan.

• Metode Klasifikasi:

  • Klasifikasi Subjek (Pokok Soal): Mengelompokkan arsip berdasarkan topik atau materi pokoknya. Contoh: Keuangan, Personalia, Pemasaran.
  • Klasifikasi Alfabetis: Mengelompokkan arsip berdasarkan urutan abjad nama orang, nama perusahaan, atau nama pokok masalah.
  • Klasifikasi Numerik: Menggunakan kode angka untuk mengklasifikasikan arsip. Seringkali dikombinasikan dengan sistem lain.
  • Klasifikasi Geografis: Mengelompokkan arsip berdasarkan wilayah atau lokasi geografis.
  • Klasifikasi Kronologis: Mengelompokkan arsip berdasarkan urutan waktu (tanggal, bulan, tahun).

• Pentingnya Sistem Klasifikasi yang Tepat: Sistem klasifikasi yang tepat akan mempercepat proses pencarian, mencegah duplikasi, mempermudah pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan, dan menjadi dasar dalam penyusunan indeks.

>

Pengelolaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Pengelolaannya memerlukan perhatian khusus agar tetap mudah diakses.

• Penerimaan Arsip: Meliputi pencatatan, penandaan, dan verifikasi keabsahan arsip yang diterima.
• Pengolahan Arsip:
  • Klasifikasi: Menentukan klasifikasi arsip sesuai dengan sistem yang berlaku.
  • Penilaian: Menentukan nilai guna arsip untuk menentukan lama penyimpanan.
  • Pengolahan Teknis: Mengindeks, mengkode, menjilid, dan menyimpan arsip pada tempatnya.
• Penyimpanan Arsip:
  • Sistem Penyimpanan: Sistem abjad, sistem subjek, sistem numerik, sistem kronologis, sistem wilayah. Pemilihan sistem ini sangat bergantung pada jenis organisasi dan pola penggunaan arsip.
  • Perlengkapan Kearsipan: Lemari arsip, guide, map, ordner, kartu indeks, label.
• Penggunaan Arsip: Proses peminjaman, pencatatan peminjaman, dan pengembalian arsip.

>

Pengelolaan Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang telah dinilai memiliki nilai guna jangka panjang dan tidak lagi aktif digunakan. Pengelolaannya berfokus pada pelestarian dan kemudahan akses bagi keperluan penelitian atau referensi.

• Jadwal Retensi Arsip (JRA): Daftar yang berisi pertimbangan nilai guna arsip dan jangka waktu penyimpanan yang ditetapkan untuk berbagai jenis arsip. JRA menjadi pedoman dalam menentukan kapan arsip harus dipindahkan atau dimusnahkan.
• Pemindahan Arsip: Proses memindahkan arsip dari unit kearsipan aktif ke unit kearsipan inaktif (unit kearsipan statis).
• Pemusnahan Arsip: Proses menghancurkan arsip yang sudah habis masa penyimpanannya dan tidak memiliki nilai guna jangka panjang, sesuai dengan prosedur yang berlaku.
• Pendataan Arsip Statis: Membuat daftar arsip yang disimpan di unit kearsipan statis untuk memudahkan inventarisasi dan pencarian.

>

Contoh Soal Kearsipan Kelas 11 Semester 2

Berikut adalah beberapa contoh soal yang mencakup materi kearsipan kelas 11 semester 2.

A. Soal Pilihan Ganda

Pilihlah jawaban yang paling tepat!

1. Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk apa pun, baik yang terekam dalam kertas, pita komputer, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar, maupun sejenisnya, yang dapat diidentifikasi dan digunakan sebagai bukti disebut sebagai…
   a. Dokumen
   b. Informasi
   c. Arsip
   d. Rekaman

2. Proses dan kegiatan pengelolaan arsip yang meliputi penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, penyimpanan, pemeliharaan, serta penggunaan dan pengamanan arsip disebut…
   a. Dokumentasi
   b. Kearsipan
   c. Perpustakaan
   d. Informasi Manajemen

3. Arsip yang masih aktif digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari suatu organisasi disebut arsip…
   a. Statis
   b. Vital
   c. Dinamis
   d. Permanen

4. Salah satu fungsi kearsipan yang mendukung kelancaran tugas-tugas operasional organisasi adalah fungsi…
   a. Hukum
   b. Historis
   c. Administratif
   d. Riset

5. Pengelompokan arsip berdasarkan topik atau materi pokoknya merupakan metode klasifikasi arsip berdasarkan…
   a. Alfabetis
   b. Kronologis
   c. Subjek
   d. Geografis

6. Arsip yang memiliki nilai guna jangka panjang dan tidak lagi aktif digunakan, serta perlu disimpan untuk referensi atau penelitian di masa mendatang, disebut arsip…
   a. Dinamis
   b. Temporer
   c. Statis
   d. Rutin

7. Daftar yang berisi pertimbangan nilai guna arsip dan jangka waktu penyimpanan yang ditetapkan untuk berbagai jenis arsip, yang menjadi pedoman dalam menentukan kapan arsip harus dipindahkan atau dimusnahkan, adalah…
   a. Indeks Arsip
   b. Jadwal Retensi Arsip (JRA)
   c. Daftar Arsip Aktif
   d. Kartu Kendali Arsip

8. Dalam penyimpanan arsip, perlengkapan seperti guide, map, dan ordner berfungsi untuk…
   a. Melindungi arsip dari kerusakan fisik
   b. Mempermudah penemuan kembali arsip
   c. Meningkatkan keamanan arsip dari pencurian
   d. Mempercepat proses peminjaman arsip

9. Proses menghancurkan arsip yang sudah habis masa penyimpanannya dan tidak memiliki nilai guna jangka panjang, sesuai dengan prosedur yang berlaku, disebut…
   a. Pemindahan Arsip
   b. Pemusnahan Arsip
   c. Penyusutan Arsip
   d. Akuisisi Arsip

10. Sistem penyimpanan arsip yang mengelompokkan arsip berdasarkan urutan abjad nama orang, nama perusahaan, atau nama pokok masalah disebut sistem penyimpanan…
    a. Subjek
    b. Numerik
    c. Geografis
    d. Alfabetis

B. Soal Uraian Singkat

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas!

1. Sebutkan dua fungsi kearsipan selain fungsi administratif!
2. Jelaskan perbedaan mendasar antara arsip dinamis dan arsip statis!
3. Mengapa sistem klasifikasi arsip yang tepat sangat penting dalam pengelolaan arsip?
4. Apa yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan apa fungsinya?
5. Sebutkan tiga jenis perlengkapan kearsipan yang umum digunakan!

C. Soal Studi Kasus

Bacalah studi kasus berikut dan jawablah pertanyaan di bawahnya!

Sebuah perusahaan dagang bernama "PT Maju Bersama" memiliki banyak dokumen yang perlu dikelola. Data penjualan, faktur pembelian, surat pesanan, surat perjanjian kerjasama, laporan keuangan, dan surat-surat internal perusahaan tersimpan di berbagai bagian. Terkadang, saat mencari dokumen penting untuk audit, staf kesulitan menemukan arsip yang dibutuhkan karena penataannya kurang rapi dan tidak terstandarisasi.

Pertanyaan:

1. Berdasarkan studi kasus tersebut, identifikasi masalah utama yang dihadapi PT Maju Bersama terkait pengelolaan arsipnya!
2. Jika Anda ditugaskan untuk memperbaiki sistem kearsipan di PT Maju Bersama, langkah awal apa yang akan Anda lakukan untuk mengatasi masalah tersebut? Jelaskan alasannya!
3. Sistem klasifikasi arsip seperti apa yang kemungkinan besar paling cocok diterapkan di PT Maju Bersama, dan mengapa? Berikan contoh penerapannya!

>

Pembahasan dan Penjelasan Soal

Mari kita bahas jawaban dari contoh soal di atas.

A. Pembahasan Soal Pilihan Ganda

1. Jawaban: c. Arsip

   • Penjelasan: Definisi di atas secara spesifik merujuk pada pengertian arsip. Dokumen adalah salah satu bentuk arsip, namun arsip lebih luas cakupannya.

2. Jawaban: b. Kearsipan

   • Penjelasan: Pengertian ini adalah definisi dari kearsipan sebagai suatu sistem pengelolaan.

3. Jawaban: c. Dinamis

   • Penjelasan: Arsip dinamis adalah arsip yang masih aktif digunakan. Arsip statis sudah tidak aktif, vital adalah arsip yang sangat penting dan keberadaannya mutlak diperlukan, sedangkan permanen adalah arsip yang disimpan selamanya.

4. Jawaban: c. Administratif

   • Penjelasan: Fungsi administratif berkaitan langsung dengan kelancaran operasional. Fungsi hukum berkaitan dengan bukti sah, historis dengan sejarah, dan riset dengan penelitian.

5. Jawaban: c. Subjek

   • Penjelasan: Klasifikasi subjek mengelompokkan berdasarkan topik atau pokok soal. Alfabetis berdasarkan urutan abjad, kronologis berdasarkan waktu, dan geografis berdasarkan wilayah.

6. Jawaban: c. Statis

   • Penjelasan: Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak aktif namun bernilai jangka panjang.

7. Jawaban: b. Jadwal Retensi Arsip (JRA)

   • Penjelasan: JRA adalah instrumen penting untuk mengatur masa penyimpanan arsip dan menentukan kapan arsip harus dipindahkan atau dimusnahkan.

8. Jawaban: b. Mempermudah penemuan kembali arsip

   • Penjelasan: Guide dan map berfungsi sebagai pembatas dan pengorganisir dalam lemari arsip, sementara ordner digunakan untuk menyimpan dokumen dalam satu kesatuan, semuanya bertujuan untuk memudahkan pencarian.

9. Jawaban: b. Pemusnahan Arsip

   • Penjelasan: Pemusnahan adalah proses menghancurkan arsip. Pemindahan adalah memindahkan ke unit kearsipan lain. Penyusutan adalah proses pengurangan jumlah arsip. Akuisisi adalah proses penerimaan arsip.

10. Jawaban: d. Alfabetis

    • Penjelasan: Sistem penyimpanan alfabetis mengutamakan urutan abjad.

B. Pembahasan Soal Uraian Singkat

1. Jawaban: Dua fungsi kearsipan selain fungsi administratif adalah:

   • Fungsi Hukum: Arsip dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan atau dalam penyelesaian sengketa.
   • Fungsi Historis/Penelitian: Arsip dapat menjadi sumber informasi penting untuk meneliti perkembangan organisasi, peristiwa penting, atau sebagai bahan penelitian ilmiah.

2. Jawaban:

   • Arsip Dinamis: Arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Contoh: Surat masuk dan keluar yang masih relevan, laporan penjualan bulan ini.
   • Arsip Statis: Arsip yang sudah tidak aktif digunakan dalam kegiatan operasional rutin, namun masih memiliki nilai guna jangka panjang (hukum, sejarah, penelitian) dan perlu disimpan. Contoh: Laporan keuangan tahunan yang sudah diaudit, dokumen pendirian perusahaan.

3. Jawaban: Sistem klasifikasi arsip yang tepat sangat penting karena:

   • Mempermudah Penemuan Kembali (Retrieval): Arsip dapat ditemukan dengan cepat dan akurat saat dibutuhkan.
   • Efisiensi Pengelolaan: Mengurangi waktu dan tenaga dalam mencari arsip, serta memudahkan proses penyusutan dan pemusnahan.
   • Standarisasi: Menciptakan keseragaman dalam penataan arsip di seluruh unit kerja.
   • Mendukung Pengambilan Keputusan: Ketersediaan informasi yang tepat waktu mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih baik.

4. Jawaban:

   • Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi pertimbangan nilai guna arsip dan jangka waktu penyimpanan yang ditetapkan untuk berbagai jenis arsip.
   • Fungsinya adalah sebagai pedoman resmi dalam menentukan kapan arsip harus dipindahkan dari unit kearsipan aktif ke unit kearsipan inaktif (statis), dan kapan arsip tersebut dapat dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan nasional/daerah.

5. Jawaban: Tiga jenis perlengkapan kearsipan yang umum digunakan adalah:

   • Lemari Arsip: Digunakan untuk menyimpan map, ordner, dan arsip secara vertikal atau horizontal.
   • Guide (Penunjuk): Digunakan sebagai pembatas dalam lemari arsip atau map untuk mengorganisir arsip berdasarkan klasifikasi tertentu.
   • Map (Folder): Digunakan untuk menyimpan sekelompok arsip yang berkaitan dalam satu topik atau subjek.
   • Ordner (Binder): Digunakan untuk menyimpan dokumen yang banyak dan perlu dijilid dalam satu kesatuan.

C. Analisis Jawaban Soal Studi Kasus

1. Identifikasi Masalah Utama:
   Masalah utama yang dihadapi PT Maju Bersama adalah kesulitan dalam menemukan arsip yang dibutuhkan secara cepat dan akurat karena penataan arsip yang kurang rapi dan tidak terstandarisasi. Hal ini menyebabkan inefisiensi, pemborosan waktu, dan potensi kesalahan dalam pencarian informasi, yang pada akhirnya dapat menghambat operasional perusahaan, terutama saat menghadapi audit.

2. Langkah Awal Perbaikan Sistem Kearsipan:
   Langkah awal yang paling krusial adalah melakukan inventarisasi dan penilaian arsip yang ada.

   • Inventarisasi: Mengidentifikasi semua jenis arsip yang dimiliki perusahaan, jumlahnya, dan lokasinya saat ini.
   • Penilaian: Menentukan nilai guna dari setiap jenis arsip (nilai guna primer: administratif, hukum, keuangan; nilai guna sekunder: historis, informasional). Penilaian ini akan menjadi dasar untuk menentukan lama penyimpanan dan apakah arsip tersebut dinamis atau statis.
   • Alasan: Tanpa mengetahui apa saja arsip yang ada dan seberapa pentingnya, tidak mungkin merancang sistem klasifikasi dan penyimpanan yang efektif. Langkah ini memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi arsip saat ini dan menjadi dasar untuk langkah-langkah selanjutnya seperti menentukan sistem klasifikasi, menjadwalkan retensi, dan memilih perlengkapan kearsipan yang sesuai.

3. Sistem Klasifikasi yang Cocok dan Penerapannya:
   Sistem klasifikasi yang kemungkinan besar paling cocok diterapkan di PT Maju Bersama adalah Klasifikasi Subjek (Pokok Soal), yang dapat dikombinasikan dengan sistem kronologis atau alfabetis untuk detailnya.

   • Alasan: PT Maju Bersama adalah perusahaan dagang yang memiliki berbagai macam kegiatan operasional seperti penjualan, pembelian, keuangan, dan kerjasama. Mengklasifikasikan arsip berdasarkan subjek (misalnya: Penjualan, Pembelian, Keuangan, Personalia, Kerjasama) akan memudahkan pengelompokan dokumen yang sejenis. Misalnya, semua dokumen terkait penjualan akan berada dalam satu kelompok besar, memudahkan staf pemasaran atau penjualan untuk mencarinya.

   • Contoh Penerapan Klasifikasi Subjek:
     Perusahaan dapat membuat bagan klasifikasi sebagai berikut:

     • 1000 – Keuangan:
       • 1100 – Laporan Keuangan (1110 – Laporan Tahunan, 1120 – Laporan Bulanan)
       • 1200 – Pajak (1210 – PPN, 1220 – PPh)
       • 1300 – Anggaran
     • 2000 – Penjualan:
       • 2100 – Faktur Penjualan (2110 – Tahun 2023, 2120 – Tahun 2024)
       • 2200 – Surat Pesanan (2210 – Pelanggan A, 2220 – Pelanggan B)
       • 2300 – Prospek Pelanggan
     • 3000 – Pembelian:
       • 3100 – Faktur Pembelian
       • 3200 – Surat Pesanan Pembelian
     • 4000 – Personalia:
       • 4100 – Data Karyawan
       • 4200 – Penggajian

     Dalam setiap subjek, arsip dapat diatur lebih lanjut secara kronologis (misalnya faktur penjualan berdasarkan tahun) atau alfabetis (misalnya surat pesanan berdasarkan nama pelanggan). Sistem ini akan mempermudah pencarian, karena staf akan tahu harus mencari di kategori mana dokumen yang mereka butuhkan.

>

Kesimpulan

Pengelolaan arsip yang efektif merupakan fondasi penting bagi setiap organisasi modern. Memahami konsep-konsep dasar kearsipan, mulai dari definisi, tujuan, fungsi, hingga berbagai jenis arsip dan sistem klasifikasinya, adalah langkah awal yang krusial. Pengelolaan arsip dinamis yang baik memastikan kelancaran operasional sehari-hari, sementara pengelolaan arsip statis yang tepat menjaga aset informasi berharga untuk masa depan.

Contoh soal yang disajikan dalam artikel ini mencakup berbagai aspek penting dalam kurikulum kearsipan kelas 11 semester 2. Melalui latihan soal pilihan ganda, uraian singkat, dan studi kasus, siswa diharapkan dapat menguji pemahaman mereka, mengidentifikasi area yang perlu diperdalam, dan melatih kemampuan analisis serta pemecahan masalah dalam konteks kearsipan.

Teruslah berlatih dan menggali lebih dalam materi kearsipan. Kemampuan dalam mengelola arsip tidak hanya bermanfaat di dunia kerja, tetapi juga melatih kedisiplinan, ketelitian, dan kemampuan organisasi yang merupakan keterampilan berharga dalam kehidupan.

>